Organisation und Betreuung
- vor dem Event
Mit Veranstaltungsbeginn startet für unsere Mitarbeiter aus dem Veranstaltungsbüro die „heiße Phase“. Ausgerüstet mit Ablaufplänen, Notfallnummern, Teilnehmerlisten und Werkzeugkoffer fahren sie zum Veranstaltungsort. Vorher wurden noch Dienstleister geklärt, Standrohre für die Trink- und Abwasserversorgung beschafft und gefühlte 40.000 Mal zum Hörer gegriffen. Man kann ruhig sagen, dass die Stresskurve bis zum Event stetig ansteigt. Am Veranstaltungsort angekommen, werden auch schon die Büro- und Sanitärcontainer geliefert. Die Müllpressen und Mülltonnen müssen gestellt werden und Flächen für die Beschicker sind einzumessen. Es dauert nicht mehr lange und die ersten Schaustellertrucks rollen auf den Platz. Unsere Mitarbeiter stehen bereit und weisen sie ein. Zunächst bauen auf allen Veranstaltungen die großen Fahr- und Schaustellergeschäfte auf. Bei Großveranstaltungen, wie die Hanse Sail dauert es bis zu 4 Tagen bis alle Marktteilnehmer korrekt platziert sind. Fluchtwege und Rettungsgassen sind dabei unbedingt freizuhalten. Während der Aufbauphase werden alle Marktteilnehmer mit Strom sowie mit Trink- und Abwasser versorgt und über behördliche Abnahmetermine, Müll- und Toilettenstandorte informiert. Bauzäune müssen gestellt werden und die eine oder andere Dekoration wird angebracht.
- während des Events
Fällt dann endlich der Startschuss der Veranstaltung, fällt bei unseren
Mitarbeitern auch ein Stein vom Herzen. Ausgelaugt und müde aber stolz
und froh, dass alles geklappt hat.Die Konzeption und Planung einer
Veranstaltung verlangt schon im Vorfeld die eine oder andere Überstunde
aber während des Events wird es dann richtig arbeitsintensiv. Wochenend-
und Nachtarbeit sind dabei unumgänglich. Tägliche Öffnungs-, Kontroll-,
Beschallungs- und Schließrunden, Sicherheits- und Krisenstabssitzungen
und die „Live-Kommunikation“ auf dem Platz sind wichtige Aufgaben
während der Veranstaltungsdauer. Gut, dass unsere Mitarbeiter
stressresistente Organisationstalente sind. Oftmals tuen sich Probleme
an allen Ecken und Enden auf. Aber alles lässt sich lösen mit der
richtigen Kommunikation, einer geordneten Struktur, gut vorbereiteten
Plänen und gewissen Regeln. Nur das Wetter können wir leider nicht
beeinflussen.
- nach dem Event
Nach der Veranstaltung erfolgen der Abbau und die ordnungsgemäße
Beräumung des Veranstaltungsgeländes. Unser Fazit der Mitarbeiter:
Multitasking kann sehr belastend, aber als Herausforderung auch sehr
erfüllend sein. Selbstverständlich erstellen wir im Rahmen der Nachbereitung auch eine umfassende Auswertung, die Ihnen bei der Planung kommender Projekte hilft. Denn bekanntlich ist ja nach nach dem Event vor dem Event!
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